מזכירה מהבית
עם אדמין פרו.
בעשור האחרון העולם המקצועי עובר שינוי מהותי, בעיקר בעקבות התפתחות הטכנולוגיה והמעבר ההולך וגובר לעבודה מרחוק. אחת המשרות שהשתנו בצורה המשמעותית ביותר היא תפקיד המזכירה - תפקיד שבעבר היה מזוהה עם משרד פיזי, שולחן קבלה וקלסרים, וכיום מתבצע במלואו מהבית, לעיתים אפילו ממדינה אחרת. איך הפכה מזכירה מהבית לעמוד תווך עבור עסקים, אילו יתרונות יש לתפקיד הזה, מהן הדרישות והאתגרים, כיצד נראה יום עבודה של מזכירה מהבית, ואילו מיומנויות וטכנולוגיות נדרשות? על כל זה ועוד נפרט כאן.
4בעבר היה ברור שמזכירה חייבת לשבת פיזית במשרד לצד המנהל. אך השינויים הטכנולוגיים הוכיחו שאפשר לנהל משרד שלם באמצעות מחשב, טלפון ואינטרנט מכל מקום. היום, אלפי עסקים מוותרים על עמדת מזכירה במשרד, ומעדיפים להעסיק מזכירה העובדת מהבית ומנהלת עבורם את כל המנהלה מרחוק. כך נחסכים עלויות משרד, ציוד והתעסקות בלוגיסטיקה, והעסק נהנה מגמישות תפעולית גבוהה.
חלק מהשירותים שיש לי להציע
הנפקת דוחות
טיפול במסמכים
ניהול יומן
תיאום פגישות
ארגון לו"ז
טיפול בלקוחות
מענה לטלפונים
שיחות עם ספקים
טיפול בכל המשימות
ביצוע משימות אישיות
שליחת הצעות מחיר
הנהלת חשבונות
תפקידי מזכירה מהבית
מזכירה מהבית עוסקת בכל תחומי הניהול המנהלי של עסק: מענה לטלפונים ולמיילים, קביעת פגישות, תיאומים מול לקוחות וספקים, הפקת חשבוניות, גבייה, עבודה מול רואי חשבון, ניהול יומן, הכנת דוחות, תפעול מערכות, טיפול ברכש משרדי, ניהול לוחות זמנים, הזמנות, ואפילו ניהול מדיה חברתית. לעיתים מזכירה מהבית משמשת גם עוזרת אישית, עוזרת למנהלים בעניינים פרטיים, תיאום נסיעות, אירועים, ותמיכה שוטפת.
יום העבודה של מזכירה מהבית מתחיל לרוב בבדיקת מיילים, מענה להודעות, עדכון יומן, טיפול במשימות דחופות שצצו במהלך הלילה, ובדיקה מול המנהל לגבי סדרי עדיפויות לאותו יום. בהמשך, מתבצע מענה לטלפונים, קביעת פגישות, מעקב אחרי משימות שוטפות, ביצוע גבייה, הפקת מסמכים, טיפול בדוחות, וביצוע משימות נוספות לפי בקשת המנהל או צוות העובדים. לעיתים העבודה נמשכת גם לשעות הערב, במיוחד בעסקים בינלאומיים או כשיש צורך בזמינות גבוהה.
יתרונות העבודה כמזכירה מהבית
לתפקיד מזכירה מהבית יתרונות רבים, הן עבור העובדת והן עבור המעסיק. עבור המזכירה - מדובר בגמישות רבה: אפשר לנהל את היום לפי צרכים אישיים, לעבוד מהבית הנוח, להימנע מנסיעות ופקקים, ולשלב בין עבודה לחיים הפרטיים.
לעיתים ניתן לעבוד במשרה חלקית או לחלוק משרות בין כמה עסקים במקביל. עבור העסק מדובר בחיסכון משמעותי בעלויות משרד והעסקה, יעילות גבוהה, זמינות גם מחוץ לשעות העבודה במידת הצורך, ויכולת לבחור אנשי מקצוע מכל רחבי הארץ לאו דווקא בקרבת המשרד.
מזכירה מהבית חייבת להיות עצמאית, אחראית, מסודרת ובעלת יכולת ניהול זמן מעולה. עליה לשלוט במערכות מחשב מגוונות: אופיס, תוכנות CRM מערכות ניהול יומן דיגיטלי, תוכנות הנהלת חשבונות, מערכות ניהול משימות, אפליקציות לתיאום פגישות ולעיתים גם בכלים לשיחות וידאו.
בנוסף, דרושה שליטה גבוהה בשפה העברית (ולעיתים גם באנגלית), שירותיות, אדיבות, ויכולת לפתור בעיות במהירות וביעילות לרוב ללא פיקוח ישיר. אמינות היא ערך עליון, שכן המזכירה נחשפת לעיתים למידע רגיש ומנהלת תהליכים קריטיים עבור העסק.
לקוחות ממליצים
אדמין פרו שינתה את הדרך שבה אנחנו מנהלים את המשרד. השירות מקצועי, אדיב ומהיר. בהחלט מומלץ!
דנה לוי
בתור בעלת עסק קטן, סיוון עזרה לי להתרכז בליבת העבודה שלי בזמן שהיא דואגת לכל האדמיניסטרציה. פשוט לא יודעת איך הסתדרתי בלעדיה
מאיה גרין
עם אדמין פרו, אנחנו מרגישים שיש לנו מי שתומך בכל צרכי המשרד. חסכנו זמן וכסף ומקבלים שירות ברמה הגבוהה ביותר.
יואב כהן
מקצוענות, אמינות ויחס אישי - זה מה שתקבלו עם סיוון. הם פתרון מושלם לכל עסק שצריך שירותי משרד.
נמרוד חן
השירותים שסיוון מספקת הם בדיוק מה שהעסק שלנו היה צריך. הם מכסים את כל הצרכים האדמיניסטרטיביים שלנו ומאפשרים לנו להתמקד בגדילה.
רינת שמעוני
סיוון תמיד זמין לעזור ולספק פתרונות מהירים ויעילים. לא יכולתי לבקש מישהי יותר טובה.
גיא ברקוביץ
שירות לקוחות בלתי רגיל! עם אדמין פרו, יש לנו שקט נפשי שהכל מטופל בצורה הטובה ביותר.
שירי דוד
מאז שהתחלנו לעבוד יחד, ראינו שיפור משמעותי בניהול זמני ובחסכון בעלויות. סיוון תמיד זמינה וקשובה לכל בקשה.
עדן לוי
סיוון מספקת שירותים ברמה גבוהה מאוד. היא עוזרת לנו בסידור וארגון של כל הפרטים הקטנים.
רועי שמיר
אמינה ומקצועית - זה מה שהייתי אומרת על אדמין פרו. אני ממליצה עליה בחום לכל עסק שזקוק לשירותי משרד איכותיים במיקור חוץ.
יעל גפן
פשוט חברה מדהימה! אדמין פרו הצליחה לעזור לנו לעבור תקופה מאתגרת של צמיחה עם שירותי משרד בהתאמה אישית ומסירות אין קץ.
אלעד רוזן
אם אתם מחפשים שירותי משרד במיקור חוץ, אל תחשבו פעמיים - אדמין פרו הם ללא ספק הבחירה הנכונה.
אורן זמיר
מה חשוב לקחת בחשבון?
לצד היתרונות הברורים, יש גם אתגרים ייחודיים לעבודה מהבית. מזכירה מהבית צריכה לדעת להציב גבולות, לנהל את זמנה, להישאר מרוכזת ולמנוע הסחות דעת (ילדים, בית, שליחים וכו'). לעיתים עובדים בשעות לא שגרתיות או פונים לעובדת גם מעבר לשעות המקובלות. כמו כן, קיים קושי ביצירת תחושת שייכות ארגונית או גיבוש צוותי.
בחלק מהמקרים ייתכן קושי בתקשורת עם הלקוחות או עם המנהל, במיוחד כשיש הבדלי תרבות או תקשורת לא פרונטלית. חשוב לקיים שיחות וידאו תקופתיות, לשמור על קשר ישיר, ולהשתמש בכלים מתקדמים לניהול מידע וזמינות.
התחום של מזכירות מהבית ממשיך לגדול. יותר ויותר חברות, גם גדולות, פועלות במתכונת היברידית או אפילו ללא משרדים כלל. ייתכן שבעתיד נראה התמחויות כמו "מזכירה דיגיטלית", "מנהלת משרד אונליין", או עוזרות אישיות שמנהלות עבור עסקים את כל הפעילות מרחוק, כולל שיווק ומכירות. ככל שהטכנולוגיה משתכללת, כך יעלו גם הדרישות מהעובדות והאפשרויות עבור מי שיעמדו בקצב.
כיצד להפוך למזכירה מהבית ומה עתיד המקצוע
מי שמעוניינת להפוך למזכירה מהבית יכולה להתחיל בלמידה של תוכנות ניהול משרדיות, שיפור יכולות ארגון, פנייה לבעלי עסקים קטנים או חברות סטארט אפ המעדיפות עבודה מרחוק, ופתיחת עוסק עצמאי במידת הצורך. חשוב לבנות קורות חיים רלוונטיים, להדגיש ניסיון במנהלה, כישורי מחשב ותקשורת, ולהתכונן לראיונות בזום. ניתן גם להיעזר בקבוצות פייסבוק ייעודיות או באתרים למציאת משרות מהבית.
מזכירה מהבית היא לא רק מקצוע אלא אורח חיים חדש, המשלב עצמאות, גמישות, אחריות אישית וטכנולוגיה מתקדמת. מדובר באפשרות איכותית לאלו שמחפשות לשלב בין קריירה לחיים פרטיים, ובפתרון יעיל ומשתלם עבור עסקים. עם הכלים, הכישורים והגישה הנכונה מזכירה מהבית יכולה להפוך למנוע הצמיחה של כל עסק.
למה לבחור דווקא בי
זמינות מלאה
מערך בקרה
טיפול במשימות
נהלי עבודה
התאמה אישית
שמירת סודיות
המון ניסיון
אבטחה גבוהה